Dle zákona č. 499 / 2004 Sb. ze dne 30. června 2004 o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů a dle vyhlášky č. 259/2012 Sb., v platném znění má povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií každá právnická i fyzická osoba. Subjekty zřízené zákonem -veřejnoprávní původce tj. např. úřady, školy, notáři, apod. Tyto subjekty jsou povinni vést spisovou službu v souladu s vyhláškou č. 259/2012 Sb., v  platném znění a provádět „Výběr archiválií ve skartačním řízení“. Dále tuto povinnost mají subjekty, které jsou právním nástupcem a uchovávají dokumenty původců (předchůdců), kteří měli povinnost vyřazovat dokumenty v rámci skartačního řízení (§ 7 – § 10 Archivního zákona, dále jen AZ), vztahuje se na ně povinnost stanovená § 7 odst. 4 AZ.

 Toto skartační řízení probíhá podle ustanovení § 20 a § 21 vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů. Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií mají podle § 3 odst. 2 písm. a) zákona č.499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů , tzv. soukromoprávní původci, jejichž povinností je uchovávat dokumenty trvalé hodnoty uvedené v příloze č. 1 AZ. Z nich pak musí umožnit „ Výběr archiválií mimo skartační řízení „ (§ 11 a § 12 AZ).